Chaque année, une entreprise émet ou reçoit une très grande quantité de documents, que ce soit en matière commerciale, en matière comptable ou de gestion du personnel.
La conservation de ces documents poursuit essentiellement un but probatoire, c’est-à-dire ménager des preuves. Le point sur les délais minimum de conservation des principaux documents.
I. Les documents commerciaux et civils
30 ans
Les contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers ou fonciers
10 ans
A compter de la clôture de l’exercice comptable :
• correspondance commerciale : bons de commandes, bons de livraisons …
• factures clients ;
• factures fournisseurs.
Contrat conclu par voie électronique pour une somme égale ou supérieure à 120 € : délai de conservation de 10 ans.
• A compter de la conclusion du contrat en cas de livraison ou d’exécution de la prestation.
• A compter de la livraison ou de l’exécution de la prestation si elle est postérieure à la conclusion du contrat.
5 ans
• contrats conclus entre commerçants ;
• contrats conclus entre commerçants et non commerçants ;
• documents bancaires (relevés de compte, talons de chèques …) ;
• documents relatifs au transport de marchandises.
II. Les documents comptables
10 ans
• livres et registres comptables : livres, journal, livre d’inventaire … (à compter de la clôture du livre ou registre) ;
• pièces justificatives : bons de commandes, bons de livraison ou de réception, factures (à compter de la clôture de l’exercice comptable).
III. Les documents relatifs aux sociétés commerciales
10 ans
• comptes annuels : bilan, compte de résultat et annexe… (à compter de la clôture de l’exercice considéré).
5 ans
A compter de la date à laquelle l’acte a cessé de produire ses effets :
• statuts de la société et pièces modificatives ;
• actes liés au fonctionnement de la société ;
• traité de fusion ;
• registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseil d’administration (côtés et paraphés)
3 ans
• convocations aux assemblées, feuilles de présence, pouvoirs ;
• rapport du gérant ou du conseil d’administration ;
• rapport du gérant aux commissaires aux comptes.
IV. Les documents relatifs au personnel
5 ans
• bulletins de paie ;
• documents relatifs aux primes, indemnités ;
• reçus pour solde de tout compte ;
• registre du personnel (à compter du départ du salarié)
• documents relatifs aux vérifications et aux contrôles en matière d’hygiène et de sécurité
3 ans
• documents relatifs aux charges sociales ;
• documents comptabilisant les jours de travail pour les salariés liés par une convention de forfait en jours.
1 an
• documents de décomptes des horaires de travail (mais conseillé de les garder 5 ans)