Le saviez-vous ?
La convocation à un entretien préalable au licenciement ou à une sanction disciplinaire est une étape essentielle de la procédure.

Un oubli ou une imprécision peut entraîner une irrégularité de procédure.

Dès que la sanction envisagée peut avoir une incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l’entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération, vous avez l’obligation de convoquer le salarié à un entretien préalable.

La convocation à l’entretien préalable doit impérativement être écrite et transmise par lettre recommandée avec avis de réception ou par lettre remise en main propre contre décharge.

La convocation à l’entretien préalable doit préciser :

1. L’objet de l’entretien

• • Lorsque la sanction envisagée n’est pas un licenciement

La convocation ne doit pas annoncer une décision déjà prise. Elle doit simplement indiquer qu’une sanction est envisagée.

• • Lorsque la sanction envisagée est un licenciement

L’employeur doit mentionner clairement que le licenciement est envisagé.

2. La date, l’heure et le lieu de l’entretien

Un délai minimum de cinq jours ouvrables doit s’écouler entre la date de remise de la convocation en main propre ou la date de première présentation du courrier au domicile du salarié et celle à laquelle l’entretien préalable doit avoir lieu.

Le délai commence à courir le lendemain du jour de la présentation par lettre recommandée ou de la remise du courrier en main propre.

Pour le décompte, ne sont pas pris en compte :

• le jour de la remise en main propre ou de la présentation de la lettre recommandée,
• les dimanches,
• ni les jours fériés.

Si le délai expire un samedi, un dimanche ou un jour férié, il est automatiquement prolongé jusqu’au premier jour ouvrable suivant (C. trav., art. R.1231-1).

Ainsi, si la convocation est envoyée par LRAR, prévoyez une marge suffisante pour tenir compte des délais d’acheminement.

Le non-respect du délai de 5 jours, qui a pour but de laisser au salarié le temps de préparer sa défense et de rechercher une assistance, est une irrégularité de procédure.

Attention : vigilance sur les convocations à l’entretien préalable

La Cour de cassation a récemment jugé qu’une procédure de licenciement est irrégulière lorsqu’un salarié n’a jamais reçu sa convocation à un entretien préalable, envoyée par lettre recommandée avec avis de réception, du fait d’une erreur de La Poste.

En l’espèce, une salariée n’avait jamais récupéré sa convocation car aucun avis de passage n’avait été laissé, celui-ci étant resté attaché au courrier en attente de distribution.

La cour d’appel avait estimé que l’employeur n’était pas fautif, l’erreur relevant du service postal. La Cour de cassation a infirmé cette décision : la procédure de licenciement était irrégulière, et l’employeur ne pouvait pas se dégager de sa responsabilité.

Toutefois, la solution aurait été différente si la salariée, avisée du passage de La Poste, avait volontairement choisi de ne pas récupérer sa lettre. 

Cet exemple illustre parfaitement l’importance d’être extrêmement vigilant quant au respect des délais et modalités de remise des convocations.

3. La possibilité d’assistance du salarié :

• Lorsque la sanction envisagée n’est pas un licenciement

La convocation doit rappeler au salarié qu’il peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.

Le salarié ne peut recourir à l’assistance d’un conseiller extérieur à l’entreprise, cette possibilité n’existant que pour l’entretien préalable à un licenciement mais non pas pour l’entretien préalable au prononcé d’une sanction disciplinaire.

• Lorsque la sanction envisagée est un licenciement

La lettre de convocation à l’entretien préalable doit rappeler la possibilité, pour le salarié, de se faire assister pour cet entretien par une personne de son choix :

• appartenant à l’entreprise si celle-ci est dotée de représentants du personnel ;
• appartenant à l’entreprise ou bien extérieure à celle-ci pour les entreprises sans représentants du personnel.

La convocation doit alors préciser l’adresse des services où peut être consultée la liste des personnes extérieures à l’entreprise susceptibles de remplir cette mission d’assistance (en l’occurrence, l’adresse de la mairie et l’adresse de l’inspection du travail).

Si l’entretien préalable a lieu dans le même département que celui du lieu de travail du salarié, il convient d’indiquer :

• l’adresse de la mairie du domicile du salarié s’il est domicilié dans le même département. A défaut, il sera fait mention de l’adresse de la mairie du lieu de travail du salarié ;
• et l’adresse de l’inspection du travail compétente pour l’établissement.

Si l’entretien préalable a lieu dans un autre département que celui du lieu de travail du salarié, il convient d’indiquer :

• l’adresse de la mairie du domicile du salarié si le salarié est domicilié dans le même département que celui où a lieu l’entretien ou l’adresse de la mairie du lieu de l’entretien si le salarié est domicilié dans un autre département ;
• et l’adresse de l’inspection du travail du département où a lieu l’entretien préalable.

NB : Vous pouvez retrouver en ligne l’annuaire des inspections du travail compétentes pour chaque département.

Par exemple, pour l’Île-de-France, vous pouvez vérifier l’adresse de l’inspection du travail via le lien suivant : Annuaire de l’inspection du travail en Ile-de-France

Attention : les adresses peuvent évoluer, nous vous recommandons donc de les contrôler régulièrement.

Notamment, l’inspection du travail quai de Jemmapes dans le 10ème a déménagé depuis le 30 janvier 2023.

De même, pour Paris, certains arrondissements ayant été regroupés, veillez à bien vérifier l’adresse exacte de la mairie à indiquer.

L’omission d’une de ces adresses dans la lettre de convocation peut constituer une irrégularité de procédure, quand bien même le salarié s’est présenté à l’entretien accompagné d’un conseiller du salarié.