I. Les avantages en nature nourriture des salariés
A. L’évaluation de la nourriture
L’évaluation de la nourriture s’effectue sur la base d’une fois le minimum garanti par repas (arrêté du 28/04/2003) qui est maintenu à 3,65 € par repas au 1er janvier 2020.
B. L’obligation de nourrir les salariés
L’arrêté PARODI (du 22 février 1946 modifié le 1er octobre 1947) détermine l’obligation pour les employeurs des hôtels, cafés et restaurants de nourrir l’ensemble de leur personnel ou de leur allouer une indemnité compensatrice.
Cette obligation de nourriture s’impose à l’employeur dès lors qu’une double condition est remplie :
- L’entreprise doit être ouverte à la clientèle au moment des repas,
- Le salarié doit être présent au moment des repas.
Cette notion de présence au moment des repas doit s’entendre au sens large et intégrer les périodes de repas de la clientèle mais aussi celles du personnel.
L’indemnité compensatrice en espèces suit les mêmes règles d’attribution que l’avantage nourriture.
L’obligation de nourriture est liée à l’activité de l’employeur (hôtel, restaurant, café) et non à la nature des fonctions du salarié.
C. L’avantage en nature pour un salarié à temps complet
Le salarié est présent à l’heure des 2 repas : 22 j. x 2 repas = 44 repas = 3,65 € x 44 = 160.06€
- Présent à l’heure des repas, le salarié aura droit, soit à l’avantage nourriture (repas consommés), soit à l’indemnité compensatrice (repas non consommés).
D. L’avantage en nature pour un salarié à temps partiel
La rémunération des salariés à temps partiel se calcule selon les mêmes règles que pour les salariés à temps complet.
Exemple :
Au 1er janvier 2020, un salarié occupant un poste classé au niveau I – échelon 1, soit un taux horaire de 10,15 € (soit le SMIC), travaillant 5 jours sur une base de 100 heures par mois et présent aux heures d’un repas (consommé) :
N = 22 repas :
SMIC pour 100 H 00
100 H 00 x 10,15 € = 1015,00 € + Valeur nourriture (N) :
22 repas x 3,65 € = 80.3 €
SALAIRE BRUT = 1 095.3 €
II. L’avantage en nature nourriture du dirigeant
NB : suite aux actions du GNI, à partir du 1er janvier 2020, certains dirigeants d’entreprise peuvent désormais bénéficier de l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture pour le calcul de l’assiette des cotisations.
L’avantage en nature nourriture est un élément de la rémunération assujetti aux cotisations sociales.
Les avantages en nature peuvent être évalués en fonction de la valeur réelle ou forfaitairement. Pour les travailleurs salariés et assimilés, l’évaluation est forfaitaire.
L’arrêté du 10 décembre 2002 prévoit que cette évaluation au forfait ne peut être appliquée aux dirigeants et mandataires sociaux. Ainsi, les avantages en nature nourriture sont évalués d’après sa valeur réelle lorsqu’ils sont fournis :
• Aux gérants minoritaires de sociétés à responsabilité limitée (SARL) et de sociétés d’exercice libéral à responsabilité limitée (SELARL),
• Aux présidents-directeurs généraux de sociétés anonymes (SA) et de sociétés d’exercice libéral à forme anonyme (SELAFA),
• Aux présidents et dirigeants de sociétés par actions simplifiées (SAS).
III. L’avantage en nature logement
Loger son personnel n’est ni une obligation légale, ni une obligation de la convention collective nationale des Hôtels, Cafés, Restaurants. Mais si l’employeur veut recruter du personnel, en particulier les saisonniers des stations de sports d’hiver, proposer un logement devient un atout important ! Et lorsque l’on a trouvé un toit pour ses salariés, il faut passer par une réglementation tatillonne !
A. L’accessoire du contrat de travail
Le logement mis à la disposition d’un salarié dans le cadre de son travail constitue un accessoire au contrat de travail : il en suit donc le sort.
Ainsi, la mise à disposition du logement débute au moment de l’embauche et prend fin avec le contrat de travail, qu’il s’agisse de l’arrivée du terme du contrat (CDD) ou de la rupture de celui-ci, par exemple, au cours de la période d’essai.
Cela signifie également qu’en cas de suspension du contrat de travail, lors d’une absence pour maladie par exemple, le salarié continue de bénéficier pleinement de son logement.
B. Les normes physiques
Le logement mis à la disposition du personnel doit répondre aux normes physiques prescrites par le code du travail (articles R 4228 26 à 37). Peu importe qu’il s’agisse d’un studio loué à cette fin ou d’une chambre d’hôtel que l’on aura réservé au personnel de l’établissement. Ainsi une surface minimale de 6 m² avec un volume habitable de 15 m3 sont exigés, les parties des locaux d’une hauteur inférieure à 1m90 n’étant pas comptées comme surface habitable.
Aéré de façon permanente, le logement est équipé de fenêtres ou autres ouvrants de surface transparente donnant directement sur l’extérieur et munis d’un système d’occultation. Le travailleur doit pouvoir clore son logement et y accéder librement.
Revêtements de sols et de parois doivent permettre un entretien efficace. Ils sont refaits chaque fois que la propreté l’exige. Les locaux sont maintenus dans un état constant de propreté et d’hygiène.
Le code du travail prescrit une température de 18°C, en évitant la condensation et les températures excessives.
Concernant le couchage, le code du travail impose que les couples disposent d’une chambre. Les pièces à usage de dortoir ne sont occupées que par des personnes de même sexe, et dans la limite de 6 personnes. 80 centimètres au moins doivent séparés chaque lit, les lits superposés étant proscrits.
Chaque couple ou chaque personne dispose pour son usage exclusif d’une literie et d’un mobilier nécessaires, maintenus propres et en bon état.
Enfin, chaque logement doit comprendre des lavabos à eau potable et à température réglable, à raison d’un lavabo pour 3 personnes. Serviettes et savon sont mis à la disposition des salariés hébergés. Des douches à température réglable sont installées à proximité des pièces destinées à l’hébergement, dans des cabines individuelles, à raison d’une cabine pour 6 personnes.
C. Les règles à fixer
Accessoire du contrat de travail, le logement n’est donc pas soumis à la réglementation relative au bail d’habitation.
En effet, cette réglementation exclut expressément de son champ d’application les situations dans lesquelles un logement est fourni à titre d’accessoire d’une activité professionnelle ou d’un contrat de travail.
Pour autant, il est recommandé de fixer des règles quant aux modalités de mise à disposition du logement et de son utilisation. On préférera une annexe au contrat de travail qu’une clause relative au logement incluse directement dans le contrat. On évitera d’intituler ce document « Règlement Intérieur » afin d’éviter toute confusion avec le règlement intérieur prévu par le code de travail pour les entreprises de plus de 20 salariés.
Un état de lieux décrira le matériel présent dans le logement au moment de sa mise à disposition, et cela afin d’éviter toute contestation lors de la restitution du logement.
Il est souhaitable de prendre position quant à la présence d’animaux de tout poil et de toute espèce !
L’employeur peut également interdire l’accès des logements aux personnes extérieures à l’entreprise, avec un bémol concernant le conjoint et les enfants du salarié : s’il n’est pas question de les héberger pendant toute la durée du contrat de travail, il n’est pas envisageable d’interdire leur visite.
L’employeur doit veiller à définir de façon précise les prestations qui accompagnent la mise à disposition du logement, et cela afin d’éviter toute ambiguïté avec le salarié.
Par exemple, l’employeur peut prendre à sa charge la consommation d’électricité ou d’eau dans une certaine proportion et prévoir que tout ce qui excéderait sera à la charge du salarié.
D. Le logement : un avantage en nature
Les avantages en nature sont constitués par la fourniture par l’employeur à ses salariés de prestations (biens ou services), soit gratuitement, soit moyennant une participation du salarié inférieure à leur valeur réelle.
La fourniture à un salarié par l’employeur d’un logement à titre gratuit constitue, au regard de la réglementation de sécurité sociale, un avantage en nature et est, à ce titre, soumise à cotisations sociales.
Pour soumettre à cotisations, il faut attribuer une valeur à cet avantage. 2 options s’offrent à l’employeur : soit il retient l’évaluation selon la valeur locative servant à l’établissement de la taxe d’habitation, soit il estime la valeur du logement forfaitairement.
Concernant la première option (valeur locative), elle est peu retenue en particulier pour les employeurs de station, parce qu’indexée sur la taxe d’habitation.
L’évaluation forfaitaire repose sur un barème de tranches fixées par rapport au plafond mensuel de sécurité sociale.
Pour déterminer le montant à retenir pour chaque salarié logé, on se réfère au salaire brut mensuel avant incorporation des avantages en nature, en particulier la nourriture dans l’Industrie Hôtelière.
L’avantage est évalué par mois ou par semaine. Une évaluation spécifique est prévue lorsque le logement est occupé par deux conjoints travaillant dans la même entreprise.
En revanche, sont exclus du bénéfice de cette évaluation forfaitaire :
• les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL ;
• les présidents directeurs et directeurs généraux de SA ;
• les présidents et dirigeants des sociétés par actions simplifiées.
Pour ces dirigeants, l’évaluation des avantages en nature repas et logement doit se faire d’après leur valeur réelle.
Si le montant n’est pas connu, il faut alors prendre en compte le taux des loyers pratiqués dans la localité pour un logement de surface identique, ou à défaut la valeur locative servant de base à l’établissement de la taxe d’habitation.
C’est seulement si cette valeur locative n’est pas connue que le forfait a vocation à s’appliquer.
E. Pas de retenue sur salaire au titre du logement
Le code du travail interdit formellement aux employeurs des Hôtels, Cafés, Restaurants de procéder à des retenues sur salaire (article L 3251-4).
Cette disposition s’applique à la fourniture du logement : par exemple, l’employeur ne peut pas retenir sur le salaire des employés logés une participation au titre de la fourniture du logement.
De même qu’à l’occasion du dernier salaire, l’employeur ne peut imputer la rémunération du prix des éventuelles dégradations qui seraient survenues dans le logement.